Det kreves nøye forberedelser for å sikre en smidig overgang for de ansatte som nå skal tilbake til jobb. Her følger en oversikt over hva du må tenke på for å gjøre overgangen så trygg som mulig.
Onboarding av de ansatte handler som kjent ikke bare om den første dagen. Du må lage en plan for tilbakekomsten til arbeid som inkluderer alt fra helse- og sikkerhetstiltak til praktisk informasjon – og svar på ofte stilte spørsmål.
Gjør en vurdering av om du trenger å etablere en prosess for oppfriskningskurs eller omskolering slik at de ansatte enklere kan tilpasse seg på nytt.
Kommuniser åpent og tydelig
Ansatte som kommer tilbake til arbeidsplassen trenger ekstra trygghet og stabilitet. Tilrettelegg ved å kommunisere de viktigste oppdateringer og endringer.
- Gi informasjon om aktuelle endringer på arbeidsplassen. Dette bør omfatte regler om fortsatt hjemmekontor, eller hybridarbeid (en kombinasjon av kontor og hjemmekontor). Opplys også om eventuelle reisebegrensninger dersom det er implementert regler for dette.
- Lag en nettportal der medarbeiderne kan finne oppdatert informasjon. Sørg for at alle ansatte vet hvor denne informasjonen finnes innen de har sin første dag tilbake på jobb.
- Informer om endringer som har skjedd siden de ansatte begynte å jobbe hjemmefra eller ble permittert. Dette kan gjelde alt fra nye prosesser, systemer som ikke lenger brukes, nyansatte eller personer som har hatt en stillingsendring.
Husk å be om tilbakemelding fra de ansatte for å sikre at du ikke har glemt noe, og for å gjøre overgangen tilbake på jobb så smidig som mulig.
Prioriter helse og velvære
Ansatte bytter fra hjemmekontor til å være tilbake fysisk på arbeidsplassen, trenger de ekstra støtte. For at medarbeiderne skal kunne yte sitt beste må de føle trygghet og trivsel.
- Lag et regelverk for hva man skal gjøre når en ansatt har eller kan ha hatt Covid-19.
- Kommunisere reglene som gjelder på arbeidsplassen og sørg for at alle vet hvilke sosiale avstandsregler som gjelder.
- Sett opp skilt for å påminne og informere om hygiene og sosial avstand.
- Sørg for håndsprit, munnbind, hansker og eventuelt annet nødvendig beskyttelsesutstyr.
- Gjør regelmessige undersøkelser for å måle hvordan de ansatte har det. Kartlegg dette før den ansattes første dag tilbake, etter en dag på tilbake og etter en uke. Ta også en oppfølging etter en måned, tre og seks måneder.
- Sørg for at de ansatte har muligheten til å uttrykke bekymringer eller kommer med klager – digitalt og anonymt.
Forbered topp- og mellomledere
I løpet av det siste året har topp- og mellomledere måttet gjøre justeringer i sitt lederskap. Nå som en retur til arbeid er innen rekkevidde for medarbeiderne, må man sørge for at nødvendig opplæring og ressurser er på plass. For at lederne skal føle seg trygge med reboarding vil de trenge støtte under prosessen.
- Sørg for at lederne dine har oppdatert helse- og sikkerhetstiltak på plass.
- Beslutt hvilke policy lederne skal iverksette og avklar hvilke tiltak som skal treffes dersom tiltakene ikke følges av de ansatte.
- Tilrettelegg for feedback og vær tydelig på at den enkelte kan be om ytterligere støtte, enten det er via en webportal eller via HR.
Det kan også være fordelaktig å tilby opplæring for å hjelpe lederne til å gjennomføre reboardingen effektivt. Det er og har – uten tvil – vært en utfordrende tid for alle det siste året. Å komme tilbake til arbeidet eller til kontoret trenger ikke å være stressende hvis det er en klar strategi for reboarding av de ansatte.